Przechowywanie dokumentacji firmowej
dokumentacja
Dokumenty w wersji papierowej, które firmy muszą przechowywać, stają się nie lada problemem, gdy skala działalności rośnie, a lata mijają. Wychodząc naprzeciw tym trudnościom, jako specjaliści od bezpiecznego obchodzenia się z dokumentacją, oferujemy przechowywanie dokumentacji firmowej. Bezpiecznie i wygodnie.
Na Państwa życzenie dostarczamy specjalne pojemniki (kartony do archiwum) do spakowania przekazywanych nam na przechowanie dokumentów i odbieramy je we wskazanym czasie (Wrocław i Dolny Śląsk). Przy przekazaniu dokumentów wystawiamy protokół przekazania dokumentacji i przewozimy do naszego archiwum. Na miejscu sporządzamy ewidencję dostarczonych do nas dokumentów i składujemy je w odpowiednio zabezpieczonych pomieszczeniach archiwizacyjnych.
Bezpieczeństwo przechowywania
Obiekt, w którym świadczymy nasze usługi, spełnia wymogi bezpieczeństwa oraz jest monitorowany. Ponadto pomieszczenie z dokumentami jest wentylowane, ogrzewane i monitorowane również pod względem wilgotności, tak by zapewnić optymalne warunki do przechowywania papierowego archiwum.
Przekazując nam na przechowanie dokumenty, zachowują Państwo dostęp do nich – na zasadzie door to door. Oznacza to, że udostępniamy konkretne dokumenty na życzenie. Dowozimy oryginały do firmy bądź wykonujemy kopię dokumentów i wysyłamy emailem.
Czas reakcji w takich sytuacjach – tylko 24 h.
Gdy minie okres, w którym dokumentacja musi być przechowywana, można nam bezpośrednio zlecić niszczenie dokumentacji zgodnie z procedurą.
Dlaczego warto przekazać nam dokumentacje na przechowanie?
- Bezpieczeństwo prawne – znamy się na tym, jak obchodzić się z dokumentacją (np. przepisy RODO).
- Odbiór i transport.
- Stosowne pomieszczenia – nie tylko odpowiednio zabezpieczone, ale i suche, chroniące dokumenty papierowe przed zniszczeniem (wilgoć, zalanie, pożar).
- Profesjonalne opakowania, dowóz i ewidencja dokumentów.
- Przedmioty niszczymy, używając profesjonalnych maszyn niszczących firmy HSM. Wszystkie nasze maszyny spełniają międzynarodową normę DIN 66399
- Dostęp do dokumentacji na życzenie – czas reakcji tylko 24 godziny.
Problem z miejscem i bezpiecznym przechowaniem dokumentacji?